Définir votre société
Il est utile de donner quelques informations sur la société à gérer, qui pourront être imprimées sur les différents rapports et états.
Une seule société peut exister dans une base de données (mais il peut y en avoir plusieurs sur un même serveur).
C'est le menu Paramétrage, puis Société.
Coordonnées
Le premier onglet permet de donner ses cordonnées :
Le plus important est de spécifier le pays auquel elle appartient, pour vous voir proposer en priorité les états fiscaux disponibles pour ce pays.
Les identifiants seront vos numéros de SIRET ou de TVA, qui pourront être repris, comme toutes les autres informations, sur les états fiscaux et les factures.
Tous les champs sont cependant facultatifs.
Numérotation
Le second onglet permet de préciser comment seront numérotées les factures validées :
La valeur installée par défaut, %5n, génère un numéro chrono à 5 chiffres indépendant de la date, fonctionnant jusqu'à 99 999 factures. Le plus simple est de s'y tenir.
Il faut mieux mettre un nombre de chiffres minimum, par exemple %6n pour ajouter des zéros et permettre un tri par code de facture. Vous pouvez choisir le nombre de chiffres adapté au nombre de factures prévisibles. Si le nombre de chiffres est absent ou trop petit cela ne tronquera pas, mais le tri par code ne sera pas correct.
Vous pouvez aussi, si vous le désirez, ajouter des lettres, des séparateurs et un ou deux codes tels que :
- %y pour reprendre l'année de la facture
- %m pour reprendre le mois
Vous pouvez mettre %4y si vous tenez à avoir l'année sur 4 chiffres. Sinon, le mois et l'année seront au minimum sur 2 chiffres.
L'exemple présenté générera des numéros : F-13-00001, F-13-00002, , F-13-00003, et c... tout au long de l'année 2013.
Si vous mettez le symbole de l'année ou du mois, il vous faudra remettre à 1 le numéro chrono tous les ans ou tous les mois, ce n'est pas automatique pour l'instant.
Vous pouvez ensuite consulter les autres paramétrages généraux ou de la comptabilité.