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Entête

Pour commencer, vous pouvez remplir les champs de l'entête pour afficher des écritures existantes, et pour contrôler la saisie. Si vous laissez des champs en blanc, cela signifie "tout" ou "n'importe quoi".

Journal

Vous pouvez choisir un ou plusieurs journaux en cliquant le bouton du champ.

Une liste des journaux disponibles est affichée dans une nouvelle fenêtre. Double-cliquez sur une ligne pour sélectionner le journal. Vous pouvez aussi, si vous en avez le droit créer ou modifier des journaux.

Si vous laissez en blanc la liste des journaux, les écritures de tous les journaux seront affichées et la saisie des écritures sera possible sur chacun d'eux. Cela peut être lent et ce n'est pas très sûr.

Dates de début et de fin

La date de début peut être saisie pour sélectionner le premier jour à afficher et à saisir. Si vous laissez en blanc on commencera à la plus ancienne écriture. Si vous mettez une date trop ancienne, la recherche sera longue, et de toute façons limitée à 500 écritures.

La date de fin peut être saisie pour limiter la dernière date à afficher et à saisir. Si vous laissez en blanc, les écritures seront affichées jusqu'à la dernière.

Lors de la saisie, vous ne pourrez pas donner une date en dehors le la plage spécifiée, de manière à éviter des erreurs.

Pour une saisie quotidienne, mettez de préférence la date du jour, ou de la veille, ou de début du mois, et pas de date de fin.

Pour une recherche historique ou une révision, vous mettrez typiquement une date de début et une date de fin.

Création d'une écriture

Si vous avez sélectionné un journal et que la saisie manuelle est autorisée pour ce dernier, vous pouvez saisir des nouvelles écritures. Sinon, l'affichage est en lecture seule et vous ne pouvez rien créer ou modifier.

Écriture minimale

Dans la liste déroulante en bas, sélectionnez si besoin "Nouvelle écriture" et cliquez sur le bouton "Créer". Vous pouvez aussi utiliser la touche F12.

2 lignes sont créées dans la grille. Vous pourrez en ajouter si besoin, comme expliqué plus bas.

D'abord, vous pouvez modifier la date d'écriture affichée, qui doit être comprise entre les dates de début et de fin spécifiées en entête. Elle doit aussi être supérieure à la date de clôture du journal. Le format de date est défini par votre système d'exploitation. L'année, le mois et le jour de la dernière écriture saisie sont utilisés si vous ne les tapez pas.

Ensuite, vous devez entrer obligatoirement un texte pour décrire l'écriture.

Puis, vous saisissez ou sélectionnez un compte comptable. Il y a plusieurs moyens d'y parvenir.

Vous pouvez saisir les premiers chiffres et lettres du code, en commençant par des chiffres et taper sur la touche entrée. Le premier compte dont le code commence par ces caractères sera sélectionné.
Vous pouvez saisir le début du nom associé au compte, en commençant par les lettres. Le premier compte dont le nom correspond sera sélectionné.
Vous pouvez cliquer le bouton à droite du champ, et choisir un compte dans la liste qui sera affichée dans une nouvelle fenêtre. Cela vous donne aussi accès à la création ou modification de comptes.

Puis, vous saisissez le montant au débit ou au crédit. Des décimales peuvent être tapées, le caractère décimal est défini par votre système d'exploitation, ce sera généralement la virgule sur un système francophone.

Sur la ligne suivante, vous entrez le compte de contre-partie, comme précédemment.

Le montant de la contre-partie sera normalement rempli automatiquement, et la saisie de votre écriture minimale de 2 lignes devrait être terminée.

Cliquez sur le bouton Valider. Cela va vérifier que l'écriture est équilibrée et elle sera alors enregistrée. A tout moment vous pouviez aussi abandonner la saisie sans rien enregistrer.

Création/Ajout de lignes et d'écritures

Choisissez l'item approprié dans la liste déroulante en bas à droite, puis cliquez sur le bouton Créer.

Vous pouvez :

Créer une écriture standard, comme ci-dessus (Touche F12)
Utiliser les modèles d'écriture éventuellement listés pour la langue ou le journal en cours.
Insérer une nouvelle ligne, avant la ligne en cours. (Touche F8).
Insérer une nouvelle ligne, après la ligne en cours, (Touche F9).
Recopier une écriture
Générer une écriture inverse pour contre-passer.
Générer un modèle d'écriture similaire à une écriture validée.

Suppression de lignes et d'écritures

Pour supprimer une ligne insérée par erreur, cliquez sur le bouton Supprimer or tapez sur la touche F10.
Si vous avez supprimé toutes les lignes, l'écriture sera complètement supprimée avec la dernière ligne dans la base de données (après confirmation).
Tant que vous n'avez pas supprimé toutes les lignes, il est possible d'annuler pour retrouver l'écriture initiale.

Changer une écriture de journal

Si vous cochez la case en bas à gauche, vous pourrez choisir un autre journal pour y déplacer l'écriture en cas d'erreur, sans devoir la recopier et la supprimer ou la contre-passer.

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